Foire aux questions marchés publics

Quelle que soit la destination des fournitures (bibliothèques, mais aussi crèches, musées, services, opération de don aux administrés, etc.), celles-ci doivent :
– soit appartenir à une catégorie homogène (c’est-à-dire présentant des caractéristiques similaires),
– soit concourir à la réalisation d’un même projet (par exemple l’enrichissement des collections d’une bibliothèque par l’achat de livres imprimés, DVD, CD…).

L’acheteur public s’appuiera pour l’estimation de son besoin annuel sur le montant HT des fournitures achetées au cours des douze derniers mois ou du dernier exercice budgétaire, ou bien sur le budget prévisionnel d’achat HT de ces fournitures pour les douze prochains mois ou le prochain exercice budgétaire.
Une fois ce montant déterminé, l’acheteur prendra en considération la durée du marché qu’il souhaite passer (cette durée est fixée librement entre 1 et 4 ans, éventuelles reconductions comprises). Ainsi, afin de déterminer le montant total du marché, il conviendra de multiplier le montant HT sur une base annuelle par le nombre d’années du marché.

Non. La procédure à laquelle recourir pour passer un marché dépend du montant total du marché, et non du montant de chaque lot. Toutefois, l’article R2122-8 du code de la commande publique permet le recours à la procédure sans publicité ni mise en concurrence pour les lots dont le montant est inférieur à 40 000 euros HT, si le montant cumulé de ces lots n’excède pas 20 % de la valeur totale estimée de tous les lots.

Oui. Tout achat public est un marché public, dès le premier euro dépensé et quelle que soit la procédure de passation utilisée. Que votre marché s’élève à 2 000 euros ou 120 000 euros, il s’inscrit par conséquent dans le cadre de la commande publique et doit en respecter les principes.

Non. Cette disposition concerne uniquement les livres non scolaires, imprimés et neufs.

Cette obligation doit être interprétée en fonction du contexte local. S’il n’y a qu’une seule librairie à 80 kilomètres à la ronde, on peut contracter régulièrement avec elle. Par contre, dans une grande agglomération où existent plusieurs librairies indépendantes susceptibles de fournir la bibliothèque, il faut faire en sorte de ne pas toujours contracter avec la même, en observant un principe d’alternance par exemple. Il reste par ailleurs possible de démarcher des librairies implantées au-delà des limites de votre territoire immédiat, dans votre département ou votre région, voire au-delà. En effet, la faculté de ne pas recourir à la publicité et à la concurrence n’oblige pas à se fournir exclusivement auprès de librairies de proximité.

Oui. À partir d’un montant de 25 000 euros HT, et quelle que soit la procédure utilisée pour passer le marché (procédure sans publicité ni mise en concurrence, procédure adaptée, procédure formalisée), le contrat liant l’acheteur public à chaque fournisseur doit être écrit. Il prendra la forme d’un accord-cadre précisant un certain nombre d’informations telles que la durée du marché, la nature des prestations et leur prix (liste non-exhaustive). Cette formalisation permet de sécuriser l’exécution du contrat.

Oui, elle peut changer de fournisseur à chaque bon de commande, à condition de ne pas dépasser la somme de 25 000 euros HT sur un an, tous fournisseurs confondus. Cependant, il est vivement conseillé d’évaluer soigneusement son besoin en début d’année et de suivre les dépenses réalisées au fur et à mesure. Par ailleurs, pour plus de sécurité juridique, il est recommandé de toujours formaliser un achat public pour les besoins récurrents, quand bien même ils n’atteignent pas le seuil de 25 000 € par an : le contrat écrit permet en effet de prévoir les conditions d’exécution de la fourniture ou de la prestation et de les rendre opposables aux entreprises en cas de difficulté.

La disposition permettant de ne pas recourir à la publicité et à la mise en concurrence pour les marchés d’un montant inférieur à 90 000 euros HT ne comporte aucune référence aux opérateurs économiques à privilégier, ce qui serait contraire au principe de liberté d’accès à la commande publique. L’absence de publicité et de mise en concurrence ouvre simplement la possibilité à l’acheteur public de s’adresser aux opérateurs économiques de son choix, quel que soit leur lieu d’implantation, pour leur faire part de son besoin. Concrètement, cela signifie que lorsqu’une collectivité prend l’attache de librairies de son territoire et établit un contrat avec elles, elle ne pourra pas être suspectée de localisme, sous réserve cependant de respecter plusieurs conditions : respecter les principes de la commande publique, ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu’il existe une pluralité d’offres susceptibles de répondre au besoin, respecter l’impératif de maintien sur le territoire d’un réseau dense de détaillants qui garantit la diversité de la création éditoriale et l’accès du plus grand nombre à cette création.

L’acheteur public a l’obligation d’établir un contrat écrit dès que le montant de ses achats (tous fournisseurs confondus) dépasse 25 000 euros HT. Pour un marché de fourniture de livres, il est conseillé que ce contrat prenne la forme d’un accord-cadre à bon de commandes. Celui-ci formalisera les engagements de la collectivité auprès des fournisseurs. Seront ainsi précisés : l’objet du marché, la forme du contrat, la durée du marché et ses éventuelles reconductions, le montant du marché, le nombre de lots et leurs montants, le prix et le montant du rabais, les clauses d’exécution des prestations… (liste non exhaustive).

Lorsqu’une collectivité fait usage de la procédure sans publicité ni mise en concurrence, elle doit respecter les principes de la commande publique en veillant à choisir une offre pertinente et en faisant une bonne utilisation des deniers publics. Elle doit également s’abstenir de contracter systématiquement avec le même opérateur lorsqu’il existe une pluralité d’offres susceptibles de répondre à son besoin, et respecter l’impératif de maintien sur le territoire d’un réseau dense de détaillants qui garantit la diversité de la création éditoriale et l’accès du plus grand nombre à cette création.

Oui. C’est une faculté prévue par le code de la commande publique. L’acheteur public peut faire usage de sa capacité à limiter le nombre de lots attribués à un même prestataire, mais aussi fixer un nombre maximal de lots qui peuvent être attribués à un même candidat. L’objectif est de préserver la concurrence ou d’assurer une fiabilité de l’approvisionnement.

Une telle possibilité n’est pas prévue dans le code de la commande publique, excepté si cela a été prévu dans le contrat : l’acheteur public doit ainsi avoir inséré dans les documents contractuels du marché une clause dérogatoire au principe d’exclusivité, stipulant qu’il se réserve la possibilité de recourir à des tiers pour certains types de prestations prévues au contrat et ce, sous certaines conditions. À défaut, l’acheteur public sera tenu, par principe, de garantir à son ou ses titulaires l’exclusivité des prestations qui en sont l’objet.

Dans le cadre d’une procédure sans publicité ni mise en concurrence, l’allotissement tel qu’il est conçu pour les procédures adaptées ou formalisées n’est pas une obligation car il peut difficilement être mis en œuvre sans document de consultation. Les seules obligations concernant les marchés de livres non scolaires passés sans publicité ni mise en concurrence sont :
– d’une part, de l’article R. 2122-8 du code de la commande publique : « L’acheteur veille à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu’il existe une pluralité d’offres susceptibles de répondre au besoin. »;
– et d’autre part, de l’article R.2122-9 qui oblige l’acheteur à tenir compte « de l’impératif de maintien sur le territoire d’un réseau dense de détaillants qui garantit la diversité de la création éditoriale et l’accès du plus grand nombre à cette création. »
Ces deux contraintes invitent néanmoins à utiliser l’allotissement dans les marchés de livres conclus sans publicité ni mise en concurrence, sans pour autant en faire une obligation en tant que telle.

Oui. Définir des lots multi-attributaires permet à l’acheteur de diversifier ses fournisseurs, de fiabiliser son approvisionnement et de préserver la concurrence.

Les marchés ayant pour objet principal l’achat de livres sont des marchés de fourniture. Ils incluent des services directement liés à la fourniture de livres tels que la livraison, la mise à disposition d’un catalogue, d’un outil de suivi des commandes, la relance auprès des éditeurs en cas d’indisponibilité d’un titre, etc. L’acheteur public ne peut en aucun cas imposer la gratuité de ces services. Il est en outre possible de demander aux fournisseurs de livres des prestations spécifiques que l’on appelle des « services annexes » : ces derniers doivent répondre à certaines conditions (être en rapport direct avec l’objet du marché, ne pas dépasser le montant de la fourniture de livres, répondre à un besoin réel de la bibliothèque). Il peut s’agir de prestations d’équipement des livres pour le prêt, de conseils bibliographiques et d’aide au choix des acquisitions, de services d’antiquariat… Pour tout autre type de prestation, a fortiori celles qui ne seraient pas en lien direct avec la fourniture de livres (animations pour les usagers, rencontres avec des auteurs, formations pour les agents…), il est conseillé de concevoir un lot ou un marché séparé. Dans tous les cas, ces services ne peuvent être sollicités à titre gratuit sous peine de déroger aux principes de la commande publique et d’être considérés comme une violation de la loi relative au prix du livre.

Oui. Cependant cet événement doit être distingué du marché public de fourniture de livres. Il s’agit plutôt d’établir une autorisation d’occupation temporaire du domaine public (AOT), même symbolique en terme de montant et en proposant à toutes les librairies intéressées, sur une durée prédéfinie, la possibilité de venir dans les bibliothèques de la collectivité pour des séances de dédicaces/ventes d’ouvrages.

Non. Rien n’oblige un fournisseur de livres à proposer un service de livraison gratuit, cependant il a la possibilité de le proposer. Toutefois, l’acheteur public pourra demander au fournisseur candidat d’expliquer cette proposition de manière à vérifier qu’elle n’est pas anormalement basse ou contrevenant au droit, et il lui reviendra de déterminer si les explications fournies sont convaincantes ou non. Par ailleurs, l’arrêté du 4 avril 2023 relatif au montant minimal de tarification du service de livraison de livres ne concerne pas les achats publics de livres.

Le code de la commande publique oblige l’acheteur public à s’appuyer sur un critère relatif au prix de la prestation sollicitée, quand bien même ce critère n’est pas totalement pertinent pour les achats de livres. Il est néanmoins recommandé de pondérer faiblement ce critère et de mettre en place des critères d’attribution qualitatifs tels que la capacité de conseil ou la diversité du stock.

Non. Il n’est en effet pas conseillé de recourir à un critère relatif aux délais de livraison, puisque le libraire ne les maîtrise pas totalement (cela dépend notamment de la réactivité du distributeur). Il est ainsi conseillé soit de ne pas pondérer trop fortement ce critère, soit de demander aux candidats de présenter dans leur mémoire technique les mesures mises en œuvre pour respecter les délais annoncés. L’acheteur public peut également demander aux candidats de préciser dans leurs réponses si les délais indiqués sont en jours ouvrables ou en jours calendaires, et/ou de distinguer le délai de livraison pour les ouvrages en stock d’une part, et le délai pour les ouvrages devant être commandés d’autre part. Concernant un critère qui évaluerait le nombre de titres en stock, il est recommandé de ne pas y recourir car il présente un caractère discriminatoire : un tel critère conduirait en effet à privilégier les plus gros fournisseurs, c’est-à-dire ceux ayant les capacités de stockage les plus importantes, alors que n’importe quel libraire a la possibilité de commander l’ensemble des titres disponibles. Il est plutôt conseillé aux acheteurs de recourir à un critère qualitatif évaluant la composition du stock.

Non. Les acheteurs publics n’ont pas la possibilité d’imposer aux candidats l’application du rabais maximal de 9% sur le prix de vente HT des livres. Il s’agit d’une faculté dont disposent les fournisseurs de livres lorsqu’ils répondent à un marché de livres non scolaires imprimés destinés à enrichir les collections d’une bibliothèque ouverte au public, ou à satisfaire les besoins propres, excluant la revente, de services de l’État, des collectivités territoriales ou des établissement d’enseignement, de formation professionnelle ou de recherche. Dans les faits, on observe néanmoins que la grande majorité des fournisseurs proposent ce rabais. Ce phénomène se traduit par une quasi neutralisation du critère d’attribution évaluant le prix proposé par les candidats, nécessitant par conséquent le recours à d’autres critères d’attribution.

Si les livres sont bien des livres non scolaires destinés à être offerts, il est possible d’appliquer la remise maximum de 9%. En revanche, si les livres sont destinés à être vendus, cette disposition ne s’applique pas car il ne s’agira pas d’une vente à un acheteur final. À noter que, dans les deux cas, l’obligation de reverser 6% du prix de vente HT à la SOFIA au titre du droit de prêt ne s’appliquera pas puisque les livres seront donnés ou vendus, et non prêtés.

Le code de la commande publique permet de recourir à un critère évaluant les « performances en matière de protection de l’environnement », à condition que ce critère soit directement lié à l’objet du marché et non-discriminatoire. En application de la loi « Climat et résilience », le recours à ce critère deviendra obligatoire à partir d’août 2026. Il est recommandé d’aborder ce sujet avec prudence en gardant en tête que les libraires n’ont pas la main sur les étapes de fabrication et de distribution des livres (confiées aux imprimeurs et éditeurs), ces étapes représentant la majeure partie de leur empreinte environnementale. Par ailleurs, recourir à ce type de critère en recherchant par exemple des fournisseurs ayant réalisé leur bilan carbone pourrait dissuader les PME de répondre aux marchés, en raison du coût représenté par cette démarche. Il est donc recommandé d’évaluer les offres en considérant les modalités d’exécution du marché, c’est-à-dire les aspects que le fournisseur peut maîtriser (conditions de livraison, caractéristiques des emballages…).

Il convient de rappeler que, dans le respect du principe d’égalité de traitement des candidats, l’acheteur public peut opérer un « sourçage » permettant d’échanger en amont de la commande publique avec les libraires locales afin de connaître leurs potentielles réticences vis-à-vis des marchés publics d’achat de livres. S’il s’agit de craintes vis-à-vis des procédures administratives qui peuvent paraître trop lourdes, la bibliothèque pourra les rassurer, notamment dans le cas d’une dispense de procédure qui simplifie grandement les choses. S’il s’agit de craintes liées aux modalités de mise en œuvre du marché (bons de commandes, livraisons, suivi des commandes, délais de paiement… ) et que l’acheteur craint que son marché soit infructueux, il appartiendra à celui-ci d’ajuster le cahier des charges au regard de ses besoins et des capacités des détaillants à y répondre.

Oui. Une collectivité a le droit d’acheter des livres d’occasion (le plus souvent en passant par un prestataire spécialisé), mais elle devra dans ce cas distinguer livres neufs et livres d’occasion en construisant un marché dédié à chaque type de livres, ou bien distinguer un lot spécifique pour les livres d’occasion. Il convient par ailleurs d’avoir en tête que le livre d’occasion ne génère aucune rémunération pour l’auteur et l’éditeur.

Afin de détecter efficacement les marchés publics correspondant à votre activité, il est conseillé de mettre en place une veille. Pour cela, il convient de s’abonner à des sites qui collectent tous les avis de marchés et qui proposent des systèmes de filtres. Cette offre est souvent gratuite, seules les options sont payantes. En revanche, ce système ne vous signalera pas les marchés passés sans publicité ; dans ce cas, rien ne vaut un contact direct avec les collectivités et les bibliothèques auprès desquelles vous pouvez faire part de votre intérêt.

L’acheteur public dispose d’un délai maximal de 30 jours pour procéder au paiement. À noter que ce dernier n’intervient que lorsque l’acheteur a constaté que les prestations ont bien été réalisées et qu’elles sont conformes au contrat signé (principe du « service fait »). En cas de retard de paiement par un service public, le prestataire a droit au versement d’intérêts moratoires qui doivent être prévus contractuellement. Les intérêts moratoires sont de droit pour l’entreprise, c’est-à-dire que l’acheteur public doit les mettre en paiement d’office, sans que la librairie n’ait à les réclamer. Si ce n’est pas le cas, elle peut faire valoir ses droits auprès de l’administration en demandant le versement des sommes effectivement dues.

Oui, cela s’appelle le « groupement momentané d’entreprises » : il s’agit d’une solution de co-traitance permettant à plusieurs entreprises indépendantes de s’associer momentanément pour se porter candidates à un marché public. Cette solution permet de mutualiser les moyens logistiques et administratifs des librairies candidates et constitue ainsi un bon moyen de faciliter la candidature ainsi que l’exécution du marché.